Se configuri Outlook per recuperare e gestire la tua posta elettronica per diversi account e abilitare anche gli avvisi desktop per le nuove e-mail, riceverai sempre notifiche quando arrivano nuove e-mail e non importa se le nuove e-mail sono messaggi importanti o meno. Pertanto, se gestisci un account di posta elettronica privato e aziendale in Outlook, ad esempio, ha senso dare la priorità ai messaggi di un account rispetto a quelli dell'altro.
In questa guida, intendiamo mostrarti come limitare le notifiche di Outlook solo alle email importanti su Windows 10. Ad esempio, se usi la tua email privata per ricevere pubblicità e newsletter, puoi istruire Outlook a interrompere la visualizzazione degli avvisi desktop per questo account perché le notifiche semplicemente non sono così importanti.
Come gestire gli avvisi di Outlook su un computer desktop
Per essere onesti, un flusso costante di notifiche e-mail può interrompere il pensiero di chiunque. Se non si desidera disattivare le notifiche per tutte le nuove e-mail in Outlook, soprattutto se è necessario continuare a visualizzare importanti messaggi di lavoro / aziendali non appena arrivano, è possibile configurare Outlook in modo che avvisi solo le e-mail importanti.
Per quasi tutte le situazioni, ci sono procedure utili che puoi sfruttare per forzare Outlook a comportarsi in modo appropriato (nel modo desiderato).
Come disabilitare i nuovi avvisi di posta:
Se sei stanco di vedere nuovi messaggi e non vuoi ricevere affatto notifiche, puoi disabilitare i nuovi avvisi di posta. La mossa qui è estrema, però, e non la consigliamo.
- Queste sono le istruzioni che devi seguire per disabilitare i nuovi avvisi di posta:
- Innanzitutto, devi aprire o eseguire l'app Outlook sul tuo computer.
- Supponendo che la finestra di Outlook sia ora sullo schermo del PC, è necessario fare clic sul menu File.
- Dall'elenco presentato, fare clic su Opzioni.
- Nella schermata Opzioni, è necessario controllare l'elenco nel riquadro di sinistra e quindi fare clic su Posta.
Verrai indirizzato alla scheda Posta ora.
- Ora, devi individuare la sezione Arrivo messaggio (scorri verso il basso se necessario).
- Una volta visualizzato il parametro Visualizza un avviso sul desktop, è necessario fare clic sulla sua casella di controllo per disabilitarlo.
- Ora, devi fare clic sul pulsante OK per confermare le cose e tornare alla schermata principale di Outlook.
Se hai fatto tutto correttamente, Outlook prenderà nota della nuova configurazione e smetterà di avvisarti delle nuove email.
- Come disabilitare gli avvisi per un account di posta elettronica specifico; come abilitare gli avvisi per tutti gli account di posta elettronica tranne uno:
Se desideri che Outlook smetta di avvisarti delle nuove e-mail in un account e-mail specifico (ad esempio, la tua e-mail privata), la procedura qui è per te.
Segui queste istruzioni per configurare Outlook in modo che interrompa la visualizzazione delle notifiche per un account di posta elettronica specifico (consentendo le notifiche per altri account):
- Innanzitutto, devi eseguire o aprire l'applicazione Outlook sul tuo PC.
- Una volta che la finestra di Outlook si apre sullo schermo, devi guardare il suo angolo in alto a sinistra e quindi fare clic su File.
- Dall'elenco visualizzato, è necessario fare clic su Gestisci regole e avvisi.
- Ora devi fare clic su Nuove regole.
Outlook aprirà la finestra Creazione guidata regole.
- Qui, devi fare clic su Applica regola sui messaggi che ho ricevuto (uno dei modelli).
- Ora devi passare a Condizione. Fare clic su Avanti.
Outlook visualizzerà un altro prompt ora.
- Fare di nuovo clic sul pulsante Sì per proseguire con l'attività.
- Ora, sotto l'elenco Azioni, devi fare clic su Visualizza un avviso sul desktop.
- Fare clic su Avanti.
- Ora è necessario selezionare o specificare l'eccezione. Scegli Tranne tramite l'account specificato.
- Qui, devi controllare la parte inferiore della casella e fare clic sul collegamento Specificato lì.
- E infine, devi fare clic su Fine per confermare le cose e attivare la nuova regola che hai appena creato.
- Come abilitare gli avvisi solo per determinati account di posta elettronica:
Se desideri che Outlook invii notifiche per determinati account di posta elettronica, quelli che ritieni più importanti, puoi configurare il client di posta in modo che faccia esattamente questo. Se desideri visualizzare le notifiche solo per due o più account, questa procedura è pensata per te.
Segui questi passaggi per indicare a Outlook di mostrare solo le notifiche per account specifici:
- Innanzitutto, devi eseguire o avviare l'applicazione Outlook sul tuo computer.
- Una volta visualizzata la finestra del programma Outlook, devi controllare il suo angolo in alto a sinistra e quindi fare clic su File.
- Ora, dal menu che si apre, devi fare clic su Nuove regole.
Outlook aprirà la finestra Creazione guidata regola.
- Fare clic su Applica regola sui messaggi che ricevo modello per continuare.
- Ora, supponendo che ci si trovi nella sezione Condizione, è necessario selezionare il parametro Tramite account specificato.
- Qui, in fondo alla casella, è necessario fare clic sul collegamento specificato.
- Ora devi selezionare gli account per i quali desideri visualizzare gli avvisi.
- Fare clic su Avanti.
- Ora devi scegliere l'azione Visualizza un avviso sul desktop.
- E infine, per confermare le cose e abilitare la regola che hai creato, devi fare clic su Fine.
Se hai fatto tutto correttamente, riceverai solo avvisi per gli account e-mail che hai specificato (e nulla più).
- Come ricevere le notifiche di Outlook solo per le email importanti; come ricevere avvisi e-mail quando è coinvolto un mittente specifico:
Qui, intendiamo mostrarti come puoi contrassegnare un'e-mail da un mittente specifico come importante e configurare Outlook in modo che mostri solo gli avvisi per i messaggi di questo mittente. La configurazione proposta è utile se non vuoi disturbarti con le e-mail di altri mittenti o caselle di posta.
Segui queste istruzioni per forzare Outlook ad avvisarti solo quando un messaggio proviene da un mittente specifico:
- Innanzitutto, devi avviare o aprire l'app Outlook sul tuo computer.
- Una volta visualizzata la finestra di Outlook, è necessario accedere al suo angolo in alto a sinistra e quindi fare clic su File.
- Dal menu vicino all'angolo sinistro della finestra, è necessario fare clic su Opzioni.
- Supponendo che ora ti trovi nella schermata Opzioni di Outlook, devi controllare l'elenco vicino al riquadro di sinistra e quindi fare clic su Posta.
- Ora devi individuare la sezione Arrivo del messaggio. Lì, devi deselezionare tutti i parametri (fai clic sulle loro caselle di controllo - se necessario).
- Fare clic sul pulsante OK (vicino alla parte inferiore della finestra).
Ora devi passare alla creazione di una regola per le email importanti da un mittente specifico. Continua con queste istruzioni:
- Supponendo che ti trovi nella finestra dell'applicazione Outlook, devi fare clic su Regole (vicino alla parte superiore del display).
- Dall'elenco che appare, devi fare clic su Gestisci regole e avvisi.
Outlook visualizzerà ora la finestra di dialogo o finestra di regole e avvisi.
- Supponendo che tu sia nella scheda Regole e-mail (per impostazione predefinita), devi fare clic sul pulsante Nuova regola.
La finestra di dialogo Creazione guidata regole verrà visualizzata ora.
- Fai clic sulla casella per riprodurre un suono quando ricevo messaggi da qualcuno, se desideri questa funzione. Scegli una casella modello.
- Ora devi fare clic sul link "persone o gruppo pubblico". Qui, devi selezionare il mittente di cui desideri contrassegnare le email come importanti.
- Fare clic su "riproduci un suono". Qui devi selezionare il suono che preferisci o di cui hai bisogno.
- E infine, devi fare clic sul pulsante Fine.
Se si ritorna alla finestra di dialogo o finestra Regole e avvisi, è necessario fare clic sul pulsante OK (per salvare la regola appena creata).
Ora, se hai seguito correttamente i passaggi precedenti, riceverai solo avvisi per i messaggi dal mittente contrassegnato e verrà riprodotto il suono specificato.
- Come ricevere notifiche solo per messaggi importanti; come ricevere avvisi e-mail solo quando è coinvolto un argomento specifico:
Se desideri che Outlook mostri le notifiche per i messaggi di posta elettronica importanti in base a un argomento specifico, puoi configurare il client di posta in modo che faccia esattamente questo. Qui, intendiamo mostrarti come contrassegnare determinate e-mail come importanti in base a un argomento noto e anche forzare Outlook a prendere nota delle cose.
Segui queste istruzioni per forzare Outlook a mostrare avvisi per i nuovi messaggi di posta elettronica in base a un argomento specifico:
- Innanzitutto, devi avviare o eseguire l'app Outlook sul tuo computer.
- Una volta visualizzata la finestra di Outlook, devi guardare il suo angolo in alto a sinistra e quindi fare clic su File.
- Controlla il menu vicino all'angolo sinistro della finestra, quindi fai clic su Opzioni.
- Una volta visualizzata la schermata Opzioni di Outlook, è necessario controllare l'elenco vicino al riquadro di sinistra e quindi fare clic su Posta.
- Ora devi trovare la sezione Arrivo del messaggio. Lì, devi deselezionare tutti i parametri (fai clic sulle loro caselle di controllo - se devi rimuovere i segni).
- Fare clic sul pulsante OK (nella parte inferiore della finestra).
A questo punto è necessario passare alla creazione di una nuova regola che definisca determinate email - in base a un oggetto - come messaggi importanti per i quali devono essere visualizzate le notifiche. Continua con questi passaggi:
- Qui, supponendo che tu sia tornato alla schermata principale di Outlook, devi fare clic su Regole (un'opzione vicino alla parte superiore del display).
- Dall'elenco visualizzato, è necessario fare clic su Gestisci regole e avvisi.
La finestra di dialogo o finestra Regole e avvisi verrà visualizzata ora.
- Nella scheda Regole e-mail, è necessario fare clic sul pulsante Nuova regola.
Outlook aprirà la finestra di dialogo o la finestra della Creazione guidata regole ora.
- In Inizia da una regola vuota, devi fare clic su Applica regola sui messaggi che ricevo.
- Ora devi fare clic sul pulsante Avanti.
- Supponendo che ora ti trovi nella seconda finestra di dialogo o finestra della Creazione guidata regole, devi farlo:
- Fare clic sulla casella per Con parole specifiche nell'oggetto (per selezionare questo parametro).
- Fare clic sulla casella per Parole specifiche (per selezionare questo parametro).
- Ora, è necessario riempire la finestra di dialogo Cerca testo con parole o frasi specifiche per l'oggetto dell'email.
- Fare clic sul pulsante Aggiungi e quindi fare clic sul pulsante OK per confermare le cose.
- Fare clic sul pulsante Avanti.
Qui, supponendo che ti trovi nella terza finestra di dialogo o finestra della procedura guidata Regole, devi fare clic sulla casella per Riproduci un suono (per selezionare questo parametro).
- Nel passaggio 2, è necessario fare clic sul collegamento audio.
- Infine, devi fare clic sul pulsante Fine per arrotondare le cose e salvare il tuo lavoro.
Se torni alla finestra di dialogo o finestra Regole e avvisi, devi fare clic sul pulsante OK.
Bene, se hai eseguito correttamente le attività sopra, Outlook mostrerà solo avvisi e riprodurrà suoni per i nuovi messaggi di posta elettronica che contengono le parole o le frasi specificate nei loro oggetti.
- Come modificare le regole in Outlook:
Avrai notato che nelle operazioni precedenti abbiamo utilizzato la funzione Regole in Outlook per configurare il client di posta in modo che si comporti in un certo modo. Tramite le regole, puoi indicare a Outlook di avvisarti solo di determinati messaggi di posta per un account di posta elettronica specifico, visualizzare notifiche per determinati tipi di messaggi e così via.
Qui intendiamo mostrarti come modificare le regole, eliminarle o persino disattivarle temporaneamente.
Ad esempio, se si desidera forzare Outlook a visualizzare la finestra di dialogo Nuovi avvisi di posta al posto della finestra di dialogo Avviso desktop, è necessario eseguire questa operazione:
- Innanzitutto, devi avviare o eseguire Outlook sul tuo computer.
- Una volta visualizzata la finestra di Outlook, devi andare nella parte superiore della finestra e quindi fare clic su Home (una delle schede).
- Nella sezione Sposta, devi controllare e fare clic su Regole.
- Dall'elenco visualizzato, è necessario selezionare Gestisci regole e avvisi.
Outlook visualizzerà ora la finestra di dialogo Regole e avvisi.
- Supponendo che tu sia nella scheda Regole e-mail, devi fare clic su Modifica regola (per vedere l'elenco delle opzioni disponibili).
- Fare clic su Modifica impostazioni regola.
A questo punto, la prima schermata della finestra di dialogo Creazione guidata regole mostrerà l'elenco delle condizioni che possono essere utilizzate per definire una regola per i messaggi di posta elettronica in arrivo. Nelle procedure precedenti, ti abbiamo indicato di effettuare determinate selezioni. Se desideri apportare modifiche alle condizioni della regola su cui stai lavorando ora, devi farlo ora. Altrimenti, se non hai intenzione di apportare modifiche, devi fare clic su Avanti.
Allo stesso modo, è possibile apportare modifiche sulla schermata che elenca le condizioni che possono essere utilizzate per definire le regole per i messaggi in arrivo. Ad esempio, devi fare clic su Visualizza un avviso sul desktop per selezionare la casella per questo parametro e quindi fare clic su Avanti per andare avanti con le cose.
Se desideri che Outlook visualizzi avvisi che hanno maggiori probabilità di attirare la tua attenzione, devi scorrere l'elenco delle azioni e quindi fare clic sulla casella Visualizza un messaggio specifico nella finestra Avviso nuovo elemento (per ottenere questo parametro selezionato) .
E se desideri personalizzare il messaggio che appare nella finestra di dialogo o finestra Nuovi avvisi di posta, devi fare clic sul collegamento di un messaggio specifico, che di solito si trova sotto la casella per il Passaggio 2. Verrà visualizzata la finestra o la finestra di dialogo Messaggio di avviso adesso. Ora, devi riempire la casella di testo sotto Specifica un messaggio di avviso e quindi fare clic sul pulsante OK per salvare il tuo lavoro.
Se vuoi introdurre nuove eccezioni o rimuovere eccezioni già esistenti, devi fare clic su Avanti. In questo modo, puoi accedere all'elenco delle eccezioni e apportare le modifiche necessarie.
Ad esempio, se si desidera modificare il nome di una regola o alterare altre opzioni che appaiono nell'ultima schermata della finestra di dialogo Creazione guidata regole, è necessario fare clic su Avanti (ancora una volta nella schermata Eccezioni). Se questa è l'unica modifica che intendi apportare, ora puoi fare clic sul pulsante Fine (nella schermata Azioni) per confermare e salvare le modifiche apportate.
Al termine dell'attività, la finestra di dialogo Creazione guidata regole verrà chiusa automaticamente. È probabile che tu ritorni alla finestra di dialogo Regole e avvisi. Qui puoi fare clic su OK per chiudere la finestra. Se desideri eseguire immediatamente la regola su cui hai appena lavorato, devi fare clic su Esegui regole ora (l'opzione nella parte superiore della scheda Regole e-mail).
Qui, supponendo che tu sia nella finestra di dialogo Esegui regole ora, puoi fare clic sul parametro Seleziona regole (per selezionarlo), fare clic sulla casella di controllo per la regola che desideri eseguire in questo momento, quindi fare clic su Esegui ora. L'app Outlook ora dovrebbe funzionare per eseguire la regola.
La finestra di dialogo o finestra Esegui regole ora, tuttavia, non scomparirà automaticamente. Dovrai fare clic su Chiudi per chiuderlo. Allo stesso modo, devi fare clic su OK per chiudere la finestra di dialogo o finestra di regole e avvisi. Anche quest'ultimo è improbabile che vada via automaticamente.
Bene, se hai fatto tutto correttamente, la finestra di dialogo o la finestra Nuovi avvisi di posta ora inizierà a mostrare il tuo messaggio personalizzato in alto.
MANCIA:
Dal momento che sei venuto qui per imparare come applicare uno stretto controllo sugli avvisi per le nuove e-mail in Outlook, il che significa che non vuoi che le notifiche non essenziali ti distraggano, possiamo tranquillamente presumere che la produttività sia in cima alla tua lista di priorità. Per questo motivo, ti consigliamo di ottenere Auslogics BoostSpeed.
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